Elektronikus beszámoló benyújtás menete

A beszámoló elkészítése kétféleképpen lehetséges:
1. Amennyiben a cég képviselője nem rendelkezik fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással, akkor a beszámolót papír alapon kell elkészíteni és aláírni.
A papír alapon készült beszámolót elektronikus okirati formába történő átalakítására a cég jogi képviselője jogosult.
Az elektronikus okirati formába történő átalakítás a beszámoló szkennelésével, majd a szkennelt iratok minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel való ellátásával lehetséges (Ctv. 18. § (2)). Elegendő a teljes beszámolót (e-aktát) aláírni és időbélyegezni.
2. Amennyiben a cég képviselője rendelkezik fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással, akkor a beszámolót elektronikus formában (pl. PDF formátumban) kell elkészíteni.
A cég képviselőjének az elektronikus dokumentokat (mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet) vagy a teljes beszámolót (e-aktát) el kell látni elektronikus aláírásával. (Ctv. 18. § (1))

Amennyiben a beszámoló része a könyvvizsgálói jelentés, akkor azt a könyvvizsgálónak kell ellátnia fokozott biztonságú elektronikus aláírásával.
Mindkét esetben csatolni kell beszámoló elektronikus aktájába a költségtérítés megfizetésének igazolását. Az elektronikusan aláírt beszámolót a Cégszolgálat email címére kell megküldeni.
Az elektronikus aláírására vonatkozó követelmények
Az aláíró programnak teljesíteni kell az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium által közzétett követelményeket.
Egy ilyen, a követelményeknek megfelelő program az e-Szignó program.

Dokumentumok csatolása
Az e-aktába csatolt okiratok PDF és TIFF formátumúak lehetnek.
A szövegszerkesztőben előállított dokumentumokat PDF vagy TIFF formátumban kell elmenteni. A Microsoft Office-ban készített dokumentumok TIFF formátumba történő mentéséhez a következő linken található részletes útmutató: Részletes útmutató a TIFF-be mentéshez. A .doc vagy .xls kiterjesztésű fájlok nem elfogadhatóak!
A PDF vagy TIFF formátumba való konvertálás biztosítja azt, hogy a dokumentum a szövegszerkesztőben előállított megjelenést továbbra is hordozza.
Szkenneléskor a dokumentumokat szintén PDF vagy TIFF formátumba kell menteni. (Általában a szkennerek ebbe a két formátumba szkennelnek.)
Elektronikus okiratok közvetlenül is csatolhatók az elektronikus beszámolóhoz, ha azokat az aláírók elektronikus aláírással látták el.

A szkennelésre vonatkozó műszaki követelmények
A szkennelésre vonatkozó műszaki követelmények a következők:
•több oldalas kép-formátum (PDF) előállítása külön-külön a mérleg, az eredménykimutatás, a kiegészítő melléklet oldalainak, illetve az összes többi csatolt dokumentum oldalainak egy állományba (mint egyéb) rendezésével történik
•Az elektronikus akta (a beszámoló részeit képező dokumentumok egy egységes elektronikus aktába rendezve együttesen: e-akta) elnevezésének, struktúrájának, valamint a csatolt kép formátumú dokumentum elnevezésének szabályai az IRM honlapján található mindenkori követelményeknek megfelelőek legyenek.
•A szkennelt képeken az eredeti papír alapú okirat szövege legyen jól olvasható.
•A szkennelt kép felbontása 240-300 dpi közötti lehet.
•Fekete-fehér kép megfelelő.
•A szkennelt dokumentum PDF, TIFF vagy JPEG formátumú lehet.
•A szkennelt dokumentum lehetőleg ne tartalmazzon üres oldalakat, azaz kétoldalas szkennelésnél az üres oldalak elhagyandók.

Költségtérítés megfizetése
A beszámoló elektronikus benyújtása esetén a költségtérítés megfizetése elektronikus úton történik a 25/2006. (V.18.) az illeték és a közzétételi költségtérítés elektronikus úton történő megfizetéséről a cégeljárásban és más cégügyekben szóló IM rendelet szabályai szerint.
Közzétételi díj: valamennyi cégforma esetében 3000 Ft.
A beszámoló benyújtását megelőzően letölthető a Cégszolgálat honlapjáról a költségtérítési utalvány-minta, mely tartalmazza a befizetéshez szükséges adatokat:
•az egyedi ügyazonosító számot,
•a költségtérítési számla számát és tulajdonosának nevét,
•a költségtérítés összegét (3000 Ft cégformától függetlenül)
Az utalvány-minták alapján, a közlemény rovatban az ügyazonosító számra történő hivatkozással banki úton elektronikusan kell megfizetni a költségtérítést, a beszámoló benyújtását megelőzően.
Az utalvány-mintán szereplő ügyazonosító számra hivatkozva a cég jogi képviselőjének minősített elektronikus aláírással ellátott kérelmére egy munkanapon belül a Magyar Államkincstár elektronikus úton fokozott biztonságú aláírással ellátott igazolást küld. Az igazolást csatolni kell a beszámolóhoz az egyéb dokumentumok közé.
Beszámoló elküldése
A cég képviselője vagy jogi képviselője az elektronikus okiratként (fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva) elkészült beszámolót a költségtérítés befizetéséről szóló igazolás másolatával együtt (jogi képviselő esetében a meghatalmazását is mellékelve) elektronikus úton megküldi a Cégszolgálathoz a következő e-mail címre:
Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Beküldést követően
A beérkezett iratokról, mely informatikai szempontból szabályszerűen került benyújtásra, ellenőrzés után a Cégszolgálat értesíti a székhely szerinti cégbíróságot a benyújtás tényéről és elektronikus igazolást küld a beszámolót benyújtó személynek.
•Amennyiben a beszámoló informatikai szempontból hibás vagy hiányos, az elektronikus igazolás ezt a tényt tartalmazza.
•Abban az esetben, ha a beszámolót nem a cég képviselője vagy jogi képviselője küldi meg illetve ha a közzétételi költségtérítés befizetése nem, vagy nem megfelelő összegben történt meg, a Cégszolgálat az elektronikus igazolásban a benyújtó személyt tájékoztatja, hogy:
a céget úgy kell tekinteni, mint amely a letétbe helyezési és a közzétételi kötelezettségének nem tett eleget. Ebben az esetben a cégbíróságot a letétbe helyezés tényéről nem értesíti.
Az elektronikus úton beadott és feldolgozott beszámolókat a Cégszolgálat elektronikus irattárban őrzi.
A papír alapú beszámolók megőrzése és bemutatása
A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült okiratok megőrzéséről az ügyvédi törvényben illetve a közjegyzői törvényben szabályozott módon gondoskodik. A jogi képviselő köteles a papíralapú okiratot a cégbíróság felhívására bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása érdekében, ha e tekintetben a cégbíróságnak kételye merül fel. Az országos ügyvédi levéltárban elhelyezett okiratok bemutatásáról a Magyar Ügyvédi Kamara, a közjegyzői levéltárban elhelyezett okiratok bemutatásáról pedig a közjegyzői levéltár vezetője gondoskodik.

Forrás: e-cegjegyzek.hu
Adószabszat