Szigorúan ellenőrzött nyomatok

Hitelesített iratokról

Mitől hiteles egy irat? Szeretjük azt hinni, hogy a bélyegzőtől. Pedig nem, illetve nem csak attól. Pecsételni azonban mindenképpen érdemes: ha jó bélyegzőt helyesen használunk, az nemcsak biztonságos, hanem kis méretéhez képest felbecsülhetetlen marketingértéke is van.
Bélyegzőkészítőként sok mindennel találkoztam már, így azt mondom: hiteles az, amit kézzel aláírtak. Ha van rajta pecsét, az nagyon jó, hivatalosabbnak látszik, de nem feltétlenül biztonságosabb. Nem kell hozzá ugyanis hatalmas szakértelem, hogy valaki egy átlagos bélyegző lenyomatát reprodukálja.

Arc és infromáció
Ebből két dolog következik. Az egyik, hogy a technika fejlődésével megváltozott a bélyegző szerepe. Bárkinek lehet egy jó grafikus programja meg egy szkennere, a szerkesztett fájllal pedig elmehet egy bélyegzőkészítőhöz, aki gyanútlanul legyártja, amit rendelnek tőle. A pecsét hitelesítő jellege átalakult: információ- és arculathordozó szerepet kapott. Egy banki átutaláson, ahol egyszerre hitelesít bélyegzővel és aláírással – ha a banknak ezt a mintát adta le – könnyebben megbocsátanak egy elmosódott lenyomatot, mint egy, az eredetire kevéssé hasonlító aláírást. Jól teszik: a kézírásnál megfelelőbb hitelesítő eszközt még nem találtak fel.

Amikor az öltöny alól kivillan a fehér zokni
Az imént azt mondtam, a bélyegző hitelesítő szerepe háttérbe szorult, és helyette az információ- és arculathordozó jelleg dominál. Nézzünk egy szemléletes példát!
Tegyük fel, ön lízingcéggel köt szerződést, amelyben évekre elkötelezi magát egy magas havidíj, és nem elhanyagolható kamatok mellett. Kedves, szolgálatkész, öltönyös úriemberekkel ül szemközt, akik valószínűleg még kávéval is kínálják.
Mit gondol ön, ha a kávé csak hitvány lötty, ha a hitelügyintéző ócska tollbetéttel tölti ki a szerződését, és egy rossz mozdulatnál elővillan a fekete pantalló alól az illető fehér sportzoknija? Ha előnyös a szerződés, nyilván megköti, és csak magában mulat az eseten. De ha ön két lízingcéget is meglátogat, akik versengeni próbálnak a kegyeiért, vajon komolyan tudja-e venni azt, amelynek képviselője így jelent meg a tárgyaláson, miközben a konkurencia elegánsan öltözött, jó kávéval kínálta, és pontosan ugyanolyan jó ajánlatot adott önnek?
Egy autókereskedés, egy lízingcég, és minden olyan vállalkozás, amely az elegancia és a profizmus benyomását szeretné tenni ügyfeleire, nem engedheti meg magának, hogy halvány lenyomatot adó, utánfestékezéstől tintafoltos, imitt-amott töredezett bélyegzőt üssön rá a szerződésre, amit egy milliós értéket képviselő ügyfél elé tesz le. Tudom, még senki sem fordult ki egy Jaguár márkakereskedésből azért, mert régi volt a bélyegző, de ha ön vagyonokat költ reklámra, marketingre, arculatra, nem érdemes a néhány ezer forintos bélyegzőn spórolni! Magyarul: egy magára valamit is adó ügyfélszolgálat, ahol üvegre, kőre, krómra költöttek, jól teszi, ha mondjuk egy metál Professional Line bélyegzőt tesz az üzletkötői asztalára.

Biztonság mindenekelőtt
Mint már említettem, hamisíthatatlan bélyegző ugyanúgy nincs, mint ellophatatlan autó vagy feltörhetetlen lakás. Ám, ahogy az előbbi esetekben, úgy a bélyegzők terén is van hatékony védelem, amelyet csak egy rendkívül szűk réteg tud feltörni. Vagyis amennyiben ilyen történne, önnek ebben a szűk rétegben kellene keresnie annak személyét, aki cége nevével visszaélt. És ha ezen a nyomon indul el, meg is találja az illetőt.

Jogosan merül fel a kérdés, hogy mi védi cégét attól, hogy az ön által rendelt bélyegzőről illetéktelen másolat készüljön a bélyegzőkészítőnél, amelyet az illető felhasználhatna.
Elsőként erre a kérdésre kell válaszolnom, majd ezután ismertetem azt a megoldást, amellyel elkerülheti azt, hogy más személyek visszaélhessenek bélyegzőjének lenyomatával.
Egy komoly bélyegzőkészítő vállalkozás olyan lézergravírozó géppel dolgozik, amely minden gyártási feladatot a gép saját memóriájában rögzít. Ezt a memóriát csak a gép gyártója tudja törölni. De nem törli, mert a garanciális javításokhoz kapcsolódó adatok is ugyanebben az adattárban vannak elmentve, és így akár milliókat is veszíthet egy szervizen. A gyártási adatok – minden eljárás során – a hatóságok rendelkezésére állnak, és ez így jó. Ez önt is és a bélyegzőkészítőt is védi. (A hagyományos, úgynevezett fotopolimer technikánál ilyen lehetőség nincs, de ez nem feltétlenül jelent kockázatot, inkább úgy mondhatnánk, hogy a lézertechnológia az, ami eggyel több garanciát nyújt Önnek.)
Olyan ez, mint a tachográf a kamionban: ha a vezető nem hajtott gyorsan, a dokumentum őt igazolja. De nem minden vezető ámokfutó, akinek nincs tachográfja. A bélyegzőkészítőnek egyébként sem érdeke ügyfelei bélyegzőit felhasználni, hiszen nem érdeke, hogy az ezzel járó nyilvánvaló jogi következmények miatt vállalkozása lehetetlen helyzetbe kerüljön.
Hamisítatlanul
De mit tehet Ön annak érdekében, hogy más se tudja vállalkozása bélyegzőit hamisítani? A legegyszerűbb: ne kizárólag a bélyegzővel hitelesítse iratait. A legjobb, ha a hitelesítés kritériuma egy felelős személy aláírása és a bélyegzőlenyomat. Együttesen.
Tovább nehezítheti a hamisítók dolgát, ha többszínű lenyomatot használ – ennek reprodukálására igen kevesen képesek ebben az országban, és ekkora beruházás után senki sem fogja kockára tenni a vállalkozását (és személyi szabadságát) azzal, hogy bélyegzőt hamisít.
Ha mások számára nem látható – UV tartományban előtűnő – lenyomatot is használ, úgy még eggyel nagyobb biztonsági fokozatot érhet el.Ez utóbbival már a fénymásolással történő hamisítást is el tudja kerülni (ez a leggyakoribb módszer), de garancialevelekhez is nélkülözhetetlen. Az ilyen bélyegzőbe vetett bizalomra kitűnő példát szolgáltat az a dél-afrikai gyémántbánya, amely 40 ezer ilyen bélyegzőt rendelt. Az a technológia, amely elég biztonságos egy gyémántbányának, más területen is biztosan megállja a helyét.Szintén kitűnő védelem a dombornyomó szárazbélyegző alkalmazása – ezt sem fénymásolni, sem szkennelni nem lehet!
A dombornyomó (közismertebb nevén száraz pecsét vagy ügyvédi bélyegző) nem festékezi meg a papírt. Úgy működik, mint egy satu, csak annál jóval kisebb, nagyjából akkora, mint egy tűzőgép, és kézzel könnyen működtethető. A szerkezet két, egymással szemben elhelyezett nyomóklisét szorít egymáshoz, így a két klisé közé helyezett papírlapot úgy nyomja össze, hogy az a grafikánál kidomborodik. A lenyomat tiszta, jól kivehető - és nem utolsó sorban nem másolható!Akkor is van lehetősége védekezni a hamisítók ellen, ha a hagyományos bélyegzőket részesíti előnyben. Használjon a bélyegző szövege mellé grafikát! (Ilyenkor válasszon eggyel nagyobb méretű bélyegzőt, mint amekkorán egyébként a szöveg is elférne.) A bélyegzőket általában a lenyomat alapján hamisítják – így, ha a grafika nem túl egyszerű, a hamisítóknak esélyük sincsen. A legjobb, ha a cég logóját használja, ezzel két legyet is üt egy csapásra: a bélyegzőt marketingeszközzé lépteti elő, és védekezik a hamisítás ellen is.
Még egy fontos teendő! Bármilyen biztonságos bélyegzője van, soha ne hagyja, hogy más is hozzáférjen! Tartsa a bélyegzőt minél jobban őrzött helyen (zárható fiókban, széfben, táskában). Ha mégis elveszítené, azonnal tegye meg a megfelelő lépéseket.

Horváth Attila
A szerző a Bélyegző Expressz Bt. vezetője

Forrás: Az Üzlettárs-www.azuzlettars.hu

Kérdése van a cikkhez? Írja meg a Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse. e-mailcímre!

Szeretne díjmentesen konzultálni szakértőnkkel? Érdekli, hogy lehet ezt gyakorlatba ültetni a saját cégében?

Üzleti Közösségünk  tagjaként erre IS jogosult egész évben! Részletekért kattintson ide →

További cikkeket a témában a "Vezetői túlélőcsomag" rovatunkban olvashat →