Mi történik valójában? "A munkatársaimnak tudnia kellene..." Miért veszélyes, ha nincsenek kalapok? Mi a megoldás?

Mi történik valójában?
Minél kisebb egy cég, annál hajlamosabb a vezető szervezetlenül hagyni azt, mondván kicsik vagyunk, nincs mindenre külön ember. Ekkor a vezető elvárja minden munkatársától, hogy képes legyen mindig minden feladatot ellátni, illetve minden céges feladattal és folyamattal teljes mértékben tisztában lenni.

Erre mondta Tokár Péter (a következő cikkben bemutatott ügyfelünk), hogy ehhez superman-eket kell alkalmazni, és hogy az ilyen cégvezetők, amikor munkatársat keresnek, ténylegesen végtelen tudású és képességű embereket szeretnének alkalmazni. Persze ilyeneket nem találnak, így folyamatossá válik cégükben a fluktuáció (állandó munkaerő jövés-menés).
Senki sem gondolhatja komolyan, hogy egy ember mindenre egyformán oda tud figyelni, mindent kézben tud tartani, minden folyamatot képes irányítani. Ez lehetetlen, és még ha lehetséges is lenne, akkor is felesleges és nem hatékony, mivel így a munkatársak nem lekezelik a céges feladatokat, hanem egymást kerülgetik egész nap, hatalmas zűrzavart okozva.
Egy cégben, ahol mindenki mindent csinál, csak zűrzavart, fejetlenséget, többször elvégzett (amit csak egyszer kellett volna) feladatokat és alacsony hatásfokot tapasztalunk, még akkor is, ha ott superman-ek dolgoznak.

"A munkatársaimnak tudnia kellene..."

Az egyik legnagyobb vezetői hiba az, hogy a vezető amikor felveszi a munkatársat nem határozza meg a munka- és felelősségi körét, és nem mondja el neki pontosan, hogy mit vár el tőle, mik a feladatai, és milyen terméket kell letennie az asztalra. Nagyon sok vezető feltételezi, hogy azért mert a jelentkező járt iskolába, már tudja is mindezt pontosan. De kérdem én, melyik iskolában tanítják, hogy a "Mident a vevőért" Kft-nél a pénzügyi vezető mit vár el a pénzügyi adminisztrátortól, melyik számlát hová iktatják és hogyan kezelik a lejárt kintlévőségeket? Nem hallottam még ilyen iskoláról!
Miért veszélyes, ha nincsenek kalapok?
Ha nem osztjuk el a feladatokat, nem határozzuk meg, hogy egy-egy folyamatot ki meddig kezel, honnan veszi át és kinek adja át milyen fázisban, és ezt nem kommunikáljuk a munkatársaknak, nem gyakoroltatjuk be ezt velük, akkor hiába várjuk, hogy a munkatársak maguktól átlássák a céges folyamatokat. Hiába várjuk, hogy maguktól tudják kinek mit kell tennie ahhoz, hogy simán menjenek a dolgok és egyre többet termeljenek, mert a csapat nem csapat lesz, hanem egy szervezetlen tömeg, amely véletlenszerűen és megjósolhatatlanul csinál valamit valamilyen következményekkel. Ez nem valódi termelés, ez minimum 70%-ban felesleges kapkodás, felesleges feladatok idegtépő küzdelmek árán való elvégzése, ami inkább csökkenéshez, mintsem növekedéshez vezet. Előbb vagy utóbb valaki megunja. A dolgozó felmond (mert az idegei felmondták a szolgálatot), a vezető küldi el munkatársait (mondván, hogy semmirekellő béna bagázs), vagy az ügyfelek pártolnak el, mert már nem győzik a várakozást.

Mi a megoldás?
A megoldás kalapok (munka- és felelősségkörök) meghatározásából, azok pontos leírásából, a munkatársaknak való kiadásából és azok begyakoroltatásából áll. Így senkinek sem lesz kétsége afelől, hogy mit várunk el tőle, meddig felelős a cég folyamait illetően, kikkel és hogyan dolgozik együtt és miért. Így nem lesznek duplán vagy triplán elvégzett feladatok, összekuszálódott termelési vonalak, túlterhelt kollégák, idegbeteg vezetők, és elégedetlen ügyfelek. Valószínűleg még egy ideig új munkatársakat sem kell felvenni, mert csökken a (feleslegesen elvégzett) munka mennyisége.

Sok sikert!

Nagy Géza
Company Doctors
Túlterheltség csökkentése cégre szabott megoldásokkal kis- és középvállalkozások vezetőinek
www.hatekonycegvezetes.hu