Meeting, Megbeszélés, Értekezlet… Mindegy is, hogy minek hívjuk, a lényeg, hogy sok legyen belőle. Azért kell sok, mert a legtöbb esetben baromi hatékonytalanul csinálják. Pedig nem olyan bonyolult jó hangulatú és hatékony megbeszélést szervezni. Olyan, mint egy jó film.

Apropó film... Inkább elmennél a moziba megnézni egy filmet, minthogy meetingelj helyette, ugye? Mindkettő kb. másfél óráig tart, mégis inkább a mozit választod. Pedig a mozizásnak van egy csomó hátránya:

* Passzív cselekvés: ülsz, oszt nézel, semmi interaktivitás. Hacsak pofán nem vágod a mögötted ülőt, hogy hagyja abba a széked rugdosását…
* Nem szakíthatod félbe a színészt, hogy öcsém, szerintem így csináld.
* A film nem része az életednek, nem releváns.
* A legtöbb esetben a film nem határozza meg, hogy mit kell tenned másnap.

Ezek tükrében a választás inkább a meetingre kellene essen. És még sincs így. Mi ennek az oka?

A forgatókönyvírók már régen kitalálták, hogy mi az az egyetlen elem, ami érdekessé tesz egy filmet: a KONFLIKTUS! Nem a speciális effektusok, nem a nagy nevű színészek, nem a popcorn kólával, mégcsak nem is az erőszak. A konfliktus kérem szépen, az emberi dráma. Ez az ami miatt képes vagy akár 3 órán keresztül kockásra ülni a fenekedet.

Miért ne nyúlnád le a forgatókönyvírók ötletét, ha hatékony, döntéshozó megbeszéléseket szeretnél a cégednél?

Íme néhány tipp:

* Melyik a mozifilm legfontosabb része? Fogadjunk, hogy a végére gondoltál, vagy a fordulópontra. Segítek: az eleje! És nem az egész eleje, hanem az első 10 perc. Miért az eleje a fontos? Az első benyomás miatt. Ha a megbeszélés első 10 percében elveszted az emberek figyelmét ki is kukázhatod a meetinget. Baromi izzadságszag lesz a teremben, és semmi eredmény.
* Vegyünk egy budget meetinget. Nem túl izgalmas téma, az biztos, sőt inkább halál unalmas. Hogy lehet mégis megszerezni az emberek figyelmét? Valami ilyesmi jutott eszembe:

"Tudom, hogy a következő pár óra fárasztó és unalmas lesz, és van még 100 másik dolog, amit inkább helyette csinálnátok. De hagy emeljek ki néhány fontos dolgot, hogy miért is ülünk ma itt. Először is, a versenytársaink imádkoznak, hogy rontsuk el a budget tervezést. Azt remélik, hogy alultervezzük a marketing büdzsét vagy túl sok adminisztratív munkatársat veszünk fel.

A munkatársaink szorítanak, hogy jól tervezzünk, mert minden döntés, amit ma meghozunk hatással lesz a munkájukra és a moráljukra. Az emberek gondolatai most a hitelességünk körül forognak.

Végül, nem szeretnétek 9 hónap múlva az íróasztalotok felett görnyedni és azon keseregni, hogy miért nem figyeltünk jobban a büdzsé tervezésénél. Csináljuk meg jól és jól fogjuk magunkat érezni az év hátralevő részében."

* Vitatkozzatok! Nem kell legyilkolni egymást, de konstruktív vita nélkül lehetetlen jó döntést hozni. Sokszor nem is az a fontos a résztvevőknek, hogy az Ő ötletüket valósítsák meg; elég, ha elmondhatják azt.

* A legtöbb megbeszélésről készül emlékeztető, ez jó. A legtöbbnél viszont nincs agenda, amit a meeting előtt körbeküldenének a résztvevőknek. Az ilyen megbeszéléseken az idő jelentős része az információ letöltésével megy el, és nem a döntéshozatalra, vagy a vitára fordítódik a filgyelem. Időpocsékolás! Nálam bevált gyakorlat, hogy nem megyek el olyan meetingre, ahol nincs előre kiküldött agenda. Inkább elhalasztjuk akkorra, amikor lesz.
* Két témát mindenképp érdemes szétválasztanod: a stratégiát és az operatív ügyeket. Semmiképp se mosd össze ezeket egyetlen meetingben. Az kb. olyan lenne, mintha egyszerre beszélnétek meg otthon, hogy melyik iskolába írassátok be a gyereket, és hogy mi legyen vacsorára. A két téma nem azonos fajsúlyú, nehéz közöttük kapcsolgatni az agyadat.

1. Az operatív ügyeket (azonnali beavatkozás szükséges, vezetők heti prioritásai, mérőszámok, bevétel, ügyfél elégedettség, raktárkészlet, stb.) és azok előrehaladását egy heti, kétheti rendszerességű meetingeken beszéljétek meg.

2. A stratégiai kérdéseket (az üzletet alapvetően érintő témák, üzleti stratégia, tervek, marketing stratégia, stb.) az előbbitől teljesen elkülönítve havonta tárgyaljátok meg. Ha a szituáció úgy hozza, tarthattok ad hoc jelleggel is ilyen megbeszéléseket.

Forrás:
Menedzsmentor, Dr. Dobay Róbert

www.menedzsmentor.com