Tárcsázni sem kell a jövő telefonközpontjaival

A több rendszerbe rögíztés helyett

A fejlesztő srácok kb. fél órája léptek ki az irodám ajtaján, és teljes extázisba kerültem attól, amit felvázoltak. A tervük nem kevesebb, minthogy a kicsiny VOIP telefonközpontokat telepítő cégünk teljes ügyvitelét megreformálják, méghozzá úgy, hogy azt 100%-ban integrálják az IP központtal.

Halló, itt a Káosz Kft!
Régi nagy bajunk, hogy külön adatbázisban van a CRM (ügyfélnyilvántartó) a számlázás (APEH engedélyes stb.) a raktár a webáruház (gloster.hu) és a hírlevél kezelő rendszerünk. Azaz négy-öt különféle adatbázisban van elmentve négyszer-ötször az összes ügyfelünk és érdeklődők. Az indok: ahogy fejlődtünk ezeket a rendszereket folyamatosan egymás után vezettük be.
Példa
Van egy új ügyfelünk, akinek mondjuk már számlázunk (ergo vett valamit), de mondjuk nem volt idő felrögzíteni a CRM-be (ügyfélnyilvántartóba), azaz nem tudjuk az összes velünk kapcsoltban lévő alkalmazott pontos adatait. Tehát teszem azt nem fizet időben (ugye milyen ismerős?), akkor nincs meg a pénzügyes email címe, telefonszáma, hogy egy kicsit kellemetlenkedni lehessen legalább.
A káosz hatalmas, valójában adatoknak a fele se igaz. Minden tavasszal bérlünk egy diákot valamelyik szövetkezettől, aki így-úgy összeszinkronizálja a szétdarabolt adatbázisokat, aztán jön az őszi szezon, megint összekavarodik minden, és jövő tavasszal kezdjük az egészet elölről.

CRM, számlázás, raktár, telefonálás egy helyről
Na ebből lett elegünk. A fejlsztők ígérete szerint szeptembertől (na jó októbertől) egy nagy webes MySQL adatbázisban lesz minden adatunk. Ha az ígéreteknek hinni lehet, akkor még a telefonálás mai formájáról is leszokhatunk. Mert,
- egy kattintással lehet hívni minden ügyfelet / ügyféljelöltet (akiknek a számát elmentjük a rendszerbe)
- a hívásokat rögtön át is kapcsolja a telefonomra, mintha csak én tárcsáztam volna
- a bejövő hívások számainak tulajdonosát a T-com on-line tudakozóból lekérdezi (ha nincs benn a saját adatbázisunkban), és kiírja a készülékemre

Automatizált ügyviteli folyamatok – kevesebb alkalmazott
Az új rendszer képes lesz arra, hogy az ügyféllel kapcsolatos összes információt egy helyről tudjuk majd elérni – akár otthonról internetről is. Melyek ezek?
- a cég összes dolgozójával folytatott összes levelezés (dátum, és dolgozó szerint rendezve...)
- az összes számla, munkalap, szállítólevél, amit kiállítottunk a cégnek
- az összes rögzített beszélgetés (persze a rögzítésről tájékoztattuk, dátum - dolgozó szerint)
- az összes fax, melyet valaha küldtünk egymásnak (kimenő, bejövő)
- kiküldött hírlevelek, akciós ajánlatok, stb.

A tervek szerint automatizálttá tehetjük a fizetési felszólítások megírását, kiállítását, álküldését (faxon, e-mailben), minden elvégzett munka után a rendszer egy elégedettség-felmérő levelet - email-t küld (ezzel azt lehet ellenőrizni, hogy milyen jól dolgozik a szerviz), és azok a cégek, akik árajánlatot kértek tőlünk is, on-line (egy e-mailben kiküldött link segítségével) egyetlen kattintással reagálhatnak, hogy kérik nem kérik, vagy netán további információkra van szükségük.

A rendszer bevezetése szeptemberben várható, de az izgalom – érthető módón már most is nagyon felfokozott – legalább is bennem nagyon.

A cikk / bejegyzés szerzője: Szekeres Viktor

www.alkozpont.net