„Le kéne cserélnem Mancikát, de kit találok helyette?”

A hatékony munkaköri betanításról

Amikor személyzeti vezetőként dolgoztam, nem aggódtam különösen egy felvételi interjún, hogy esetleg mellényúlok egy munkatárs kiválasztással. Miért? Egyrészt az esetek nagy százalékában működtek az egyszerű kiválasztási technikáim, másrészt tudtam, hogy cégünknél nagy hangsúlyt fektetünk az új munkatársak „beintegrálásába” – és ez ad igazi biztonságot. Pontos, kidolgozott belső előírások, gyakorlati munkaköri leírások, és egy hatékony betanítási rendszer biztosítja azt, hogy rövid időn belül kiderüljön egy munkatárs szakmai vagy emberi alkalmassága.

Magyarul, nem az interjún, hanem a próbaidő végén dől el, hogy jól választottunk-e. Tapasztalatom szerint nincs az a teszt, interjú vagy AC, amely 100%-os biztonságot adna, muszáj kipróbálni az új munkaerőt élő, üzleti környezetben. Hogy ne veszítsünk sok pénzt és energiát egy új munkatárs beállításával, gyors és hatékony betanítási rendszerre van szükségünk.

Hogyan tudja Ön cégvezetőként eldönteni, hogy hatékony-e a beillesztési rendszere?

Én mindig azt tűztem ki, hogy olyan rendszerem legyen, ami a 3 hónap próbaidő végéig segít nekem eldönteni, hogy az új kolléga alkalmas lesz-e az adott munkakör betöltésére. Létezhetnek munkakörök, ahol ennél több idő szükséges, de lényeges tényező, hogy meghatározzunk egy konkrét időt, ami alatt az illetőt betanulóként tartjuk számon, és nagyobb figyelmet kap, mint a régi munkatársak.

A munkatársi csapatba való hatékony és gyors beillesztés azt jelenti, hogy az „új fiú” (vagy lány) megismeri a cég általános belső előírásait, illetve betanítják az adott munkakörére. Vagyis nem hagyjuk kolbászolni vagy ücsörögni hónapokig, amíg aztán végre évek után kiderül, hogy valahogy mégsem tudunk együtt dolgozni. De hogyan lehetne megbizonyosodni arról, hogy bevált-e az új munkatárs?

Jól működő betanítási rendszerrel. Sokszor hallom cégvezetőktől, hogy „mit tanítsak én még neki, papírja, gyakorlata megvan, az egyetemet csak nem taníthatom meg neki…”. Természetesen nem. Természetesen a szakmát ideális esetben az iskolában tanulják meg kollégáink, még mielőtt elkezdenének nálunk dolgozni. Az ügyvéd, az orvos, a mérnök, stb. elvégzi az egyetemet és megkapja az általános és speciális szakirányú képzését. De vajon ezután teljes mértékben tudni fogja, hogy a Vigyázzráz Kft. mit vár el tőle, mint mérnök kollégától, vagy a Ne Pereskedj Ügyvédi Irodának mi a pontos ügymenete és belső szabályrendszere, illetve a Felvágunk magánkórház hogyan tartja a kapcsolatot betegeivel? Biztosan nem! Még nem láttam olyan iskolát, ahol speciálisan bizonyos céghez képeztek volna alkalmazottakat. Ezt minden cégnek magának kell megoldania, ha azt akarja, hogy kollégái a szakmai tudásukat a helyi viszonyoknak, szokásoknak és a kialakult helyes gyakorlatnak megfelelően kamatoztassák. 

Miért létszükséglet a hatékony betanítás?

Amennyiben elmarad ez a fajta betanítás, az új kollégák az előző munkahelyükön megszerzett rutin alapján fogják végezni feladataikat. Ez biztosan nem lesz kompatibilis a jelenlegi munkahely gyakorlatával. Például az illető előző munkahelyén mindig volt egy minőségbiztosítási kolléga, aki a lezárt projektek után felhívta az ügyfeleket, hogy megtudja, elégedettek voltak-e a beépített termékekkel. A jelenlegi cégben nincs ilyen kolléga, hanem a mérnököknek kell felhívni az ügyfeleket és vizsgálni az elégedettséget. Ezt az új kolléga nem tudja. Nem hívja fel az ügyfeleket, így nem derülnek ki az esetleges minőségi kifogások, csak azt vesszük észre, hogy elpártolnak klienseink. Amikor ez kiderül, mindenki mérges lesz az új kollégára, a munkatársak kiközösítik, a főnök ki akarja rúgni, a kolléga pedig úgy érzi nem ez a neki való hely. Elmegy.

Jön egy új, de mivel vele sincs ideje senkinek sem foglalkozni, és különben is ezek a feladatok egyértelműek (nekik igen!), az új munkatárs sem fog megfelelően dolgozni, így ő sem lesz a cégnél sokáig. Sok felesleges munka jut a régi dolgozóknak, a cégvezető pedig túlterhelt és rendkívül ideges lesz. Ez az a pont, ahol már nincs kedvünk új embereket kipróbálni, inkább ragaszkodunk régi kollégákhoz, akik egyikét-másikát már talán jobb lenne lecserélni, de hát kit találunk helyette? Ezt mind elkerülhetnénk helyes betanítással.

Minden egyes új munkatárs először zűrzavart hoz a cég életébe, mert még nem tudja, kihez forduljon, ha x dologra van szüksége, mert a kollégák még nem bíznak benne, mert még bizonytalanul és ügyetlenül mozog az új terepen. Nem természetes ez? Felveszünk egy új munkatársat azt remélve, hogy kevesebb lesz a munkánk, és lám, még több nyűg van a nyakunkon. Ez mindig így van az elején. Egy új munkatárs befektetés. Segítsen neki gyorsan beilleszkedni, hogy minél előbb pénzt tudjon termelni Önnek.

Ne feledje: a felelősség nem ér véget a kiválasztásnál! Nevezzen ki egy kollégát, aki felelős az új munkatársak cégbe való beillesztéséért (személyzeti osztály)!
- Legyenek lefektetett írásos irányelvek a cégben való általános munkatársi elvárásokról!
- Készítsen pontos munkaköri leírásokat, amelyek segítik a munkakörre való gyors betanulást!
- Minden új munkatárs kapjon egy mentort arról a szakterületről, ahol dolgozni fog!
- Határozzon meg egy elvárt betanulási időt, aminek lejártakor a személyzetis, a terület vezetője vagy a mentor (vagy akár közösen) döntést hoznak a véglegesítésről vagy cseréről!

Lehet Ön jó toborzó személyzetis, vagy jó szemű ügyvezető, ha a cégében zajló folyamatok „bedarálják” a legjobb választottjait, vagy nem derül ki róluk záros határidőn belül, hogy a pozitív előjelek ellenére inkompetenciájukkal vagy rossz szándékukkal kárt okoznak a cégnek.

Segítse őket gyorsan szocializálódni vagy cserélje le őket. Minden ellenkező híresztelés ellenére, vannak Magyarországon olyan emberek, akik akarnak és tudnak is dolgozni. Kívánok Önnek ilyen munkatársakat!

Gera László

Professzionális Konzultánsok Szövetsége