Ügyfelek, akik vásárolni szeretnének, de nem tudunk róluk

Avagy a partneradatok rendszerezettsége

"- Szia Józsikám, régen beszélgettünk...
- Szervusz Péter, de jó, hogy hívsz, éppen most gondoltam rád! Szükségem lenne arra a dologra, amiről még régebben beszélgettünk.
- Mire gondolsz? Már vagy 1000 éve nem találkoztunk…"
Átélt már hasonló beszélgetést valamikor? Hívott már fel régebbi ismerőst, aki hasonlóképpen reagált megkeresésére?

Bizonyára korábban ön is tapasztalta, hogy egy már régen elfeledett beszélgetés “újjáéled”, akár még több hónap vagy év távlatából is, csupán egy lépést kell tenni akkori beszélgetőtársa irányába.
Bizonyára most, a jelen pillanatban is van olyan ügyfele vagy partnere, akinél szunnyad egy megkötésre váró üzlet, csak ön vagy munkatársai nem tudnak róla. Pedig ezek azok a kincset érő információk, amire minden vállalkozásnak nagy szüksége van!

Gondoljon csak bele, mennyire jó lenne, ha tisztában lennénk azzal, hogy kik azok a személyek, akikkel a fenti telefonbeszélgetést le lehetne folytatni, mert éppen “beérett” az üzlet. De egyébként miért is nem tudjuk most?
Tapasztalataim alapján az alapvető hiányosság, hogy nincsenek az ügyféladatok rendezetten tárolva. Minden terület magának gyűjt kisebb adatbázisokat vagy ami még gyakoribb, hogy egy területen belül még a munkatársak is rendelkeznek saját listákkal. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy határidőnaplóban, levelező program névjegyalbumában, elrejtett  kis táblázatokban, mobil telefonokban vagy a legrosszabb esetben fejben tárolódnak az ügyfelekkel kapcsolatos adatok.

Milyen problémákat okozhat, ha nincsenek egységes rendszerben az önnek fontos adatok?
Saját bőrömön tapasztalom, pl. nagy távközlési vállalatok, vagy üdülési jogokat értékesítő cégek szoktak úgy dolgozni, hogy üzletkötőknek kiadják az adott terület telefonkönyvét, amiből egyszerre többen is hívják a lehetséges ügyfeleket. Ebből adódóan ugyanazzal az ajánlattal, akár egymást követően többször is megtalálnak ezek az értékesítők és természetesen éppen a legalkalmatlanabb időben :-) A másik véglet, amikor már a lehetséges ügyfélnek kell többször telefonálni, sürgetve folyamatban lévő ügyét vagy egyáltalán megtudni, hogy fogadták-e a megrendelését.

Mindkét esetben rossz fényt vet ez a magatartás az adott vállalatra, sőt éppen az is lehetséges, hogy meggátolja az értékesítést egy következő alkalommal. Ennek ellenére a leggyakoribb eset, hogy egyáltalán nem történik semmilyen kapcsolatfelvétel a lehetséges vásárló, illetve az eladó között.
Pedig ahhoz, hogy ön professzionálisan tudja kezelni a vevőit, csak pár lépést kell megtennie.

Elsőként végig kellene gondolnia, illetve munkatársaival megbeszélnie, hogy hol találhatók egyáltalán ilyen adatok a cégében. Legyen kincskereső térképük, vagyis egy listájuk azokról a helyekről, ahol egyáltalán lehetnek adatok.

Második lépésben határozzák meg, hogy miként kellene tárolni ezeket az adatokat, hogy a megfelelő személyek hozzáférjenek és a munkájukat el tudják végezni. Ezzel egy időben jelöljenek ki felelőst vagy felelősöket, akik elkezdik ezeket az adatokat naprakésszé tenni, valamint határozzák meg a módszert, amivel ezt meg fogják tenni (itt leggyakrabban telefonos adategyeztetést vállasztanak a cégek).

Harmadik tennivaló, hogy kezdjék el az adatok begyűjtését a lista alapján, illevte a felelősök rögzítsék azokat a megbeszélt formában. Ez akár egy központi táblázat is lehet, bár a legjobb megoldás egy kifejezetten ügyfélkapcsolatok kezelésére kialakított szoftver.

Negyedik lépésként azokat a munkatársakat is be kell vonni az adatok gyűjtésébe, kezelésébe, aki az eddigi lépésekből kimaradtak. Készítsen egy adatkezelési szabályzatot, amiben a teljes folyamat le van írva és ossza ki minden munkatársnak, hogy rendezett maradhasson az adatbázis.

Amennyiben ezeket a lépéseket megteszi, sokkal jobban fogja látni az ügyfeleit. Ezen a ponton már ön tudja eldönteni, hogy kivel mikor kell kapcsolatba lépnie, így a most még rejtett kincsek napfényre kerülnek. Legyen önnek is pontos nyilvántartása, amit mindenki használ!

Szép Roland

Forrás: Ügyfélgyár

www.ugyfelgyar.hu

Kérdése van a cikkhez? Írja meg a Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse. e-mailcímre!

Szeretne díjmentesen konzultálni szakértőnkkel? Érdekli, hogy lehet ezt gyakorlatba ültetni a saját cégében?

Üzleti Közösségünk tagjaként erre IS jogosult egész évben! Részletekért kattintson ide →