Tapasztalataink szerint minden cégvezetőnek és cégtulajdonosnak problémát jelent, hogy hogyan tegyen rendet irodai (papíralapú) dokumentumai között.
Előfordulhat, hogy a papírhalmok idővel akkora méretűre nőnek, hogy még a gondos, rendszerezett tárolás ellenére is problémát jelent a helyben való kezelésük, tárolásuk. Vagy azért mert fizikailag nem tudja hová elhelyezni ezeket, vagy azért, mert a dokumentumok folyamatos rendszerezése és visszakeresése még így is túl sok időt vesz el a produktív, profittermelő tevékenyégtől.

Mit tegyen, ha probléma a dokumentumkezelés az Ön vállalkozásánál?

Nos ilyenkor a legideálisabb megoldás az lenne, ha az egésszel valaki más foglalkozna, nem igaz?

A telephelyen kívüli a dokumentumtárolási és dokumentumkezelési szolgáltatások pontosan ezt a kényelmet nyújtják az ügyfelek számára. Nincs több probléma a dokumentumokkal, ha átadja azokat egy professzionális dokumentumkezelő cégnek, aki rendszerezi, tárolja és kérésére bármikor előkeresi Önnek azt a dokumentumot, amire épp szüksége van.
 
Mit nyer Ön ezzel?

• extra helyet saját irodájában, mert nem kell a dokumentumok tárolásához újabb és újabb polcokat, szekrényeket beszerezni és elhelyezni, miközben már így is túl sok helyet foglalnak,
• tiszta, produktív munkaidőtöbbletet (akár napi 1 órát is nyerhet, amikor a dokumentumok keresgélése helyett Ön az elvégzendő feladatokra koncentrálhat),
  
• kényelmet és nyugalmat - nem fogja többé nyomni a vállát annak a gondja, hogy sikerül-e megtalálni az épp szükséges dokumentumot és vajon nem kell-e a fél napot rászánnia a megkeresésére?
  

 
Iratok átvétele, rendszerezése, tárolása, visszaszolgáltatása

A professzionális dokumentumkezelő szolgáltatások a dokumentumok teljes életciklusát lefedik. Az iratok átvételétől kezdve az iratok szakszerű raktározásán keresztül a dokumentumok visszakereséséig teljes mértékben lefedik a dokumentumkezeléssel kapcsolatos tennivalókat. Sőt, kérésére digitalizálják is papíralapú dokumentumait, így egy-egy dokumentum elektronikus változata akár percek alatt ott lehet az email postafiókjában. A dokumentumok selejtezése, megsemmisítése sem az Ön dolga ezután, csak jelölje ki, melyik dokumentum selejtezhető és a szolgáltató ezt is elvégzi Ön helyett.

Mire figyeljen a dokumentumtárolás kiszervezésekor?

A folyamat egy (általában) ingyenes felméréssel kezdődik, amikor is a szolgáltató felméri a tárolandó iratmennyiséget és az ügyfél igényeit. Ezután egy ajánlattal jelentkezik a cég, megállapodás esetén pedig indul a dokumentum tárolás igazi folyamata.
 
A konkrét munka az iratok elszállításával kezdődik, amikor is az átadás-átvételi jegyzőkönyvek ellenében az iratokat átveszik az Ön cégétől és raktárukba szállítják. Az iratok általában egy egyedi azonosítóval (pl. vonalkóddal) ellátott dobozokba kerülnek, ebben szállítják el ezeket és ezekben a dobozokban raktározzák is. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvnek, feltétlenül tartalmazza az alábbiakat:
- az iratanyag pontos mennyiségét (darab, doboz, folyóméter),
- iratjegyzéket az átadott iratokról.

Az iratjegyzékben az alábbi információkat szükséges rögzíteni:
- doboz száma,
- vonalkód száma,
- szervezeti egység, ügykör, iratanyag tárgya,
- keletkezés ideje,
- őrzési idő,
- selejtezési idő,
- megjegyzés

Amit a raktárépületről tudni kell...

Az iratok tárolása általában egy központi raktárépületben történik. Kérje a szolgáltatótól, hogy mondja el, mutassa meg, hol fogja tárolni a dokumentumokat. A raktár fokozott tűz-, vagyon- és adatbiztonsági védelemmel kell rendelkezzen. Egy jól felszerelt raktárban a dokumentumokat automatikus füst- tűzjelző berendezés, elektronikus beléptető- és kamerás megfigyelőrendszer védi illetéktelen személyek behatolása ellen.

Hogy kapja vissza egy-egy dokumentumát, ha szüksége van rá?

Kérésére a szolgáltató a raktárában kikeresi és leszállítja Önnek a kért dokumentumot. Vannak azonban ennél időkímélőbb, gyorsabb és költséghatékonyabb megoldások is. Amennyiben nincs szüksége feltétlenül a dokumentum eredeti példányára, a dokumentumok leszállítása elektronikus úton (fax, email) is történhet - ez esetben akár percek múlva az asztalán van a kért dokumentum egy másolata.

Szeretne Ön is megszabadulni a dokumentumkezeléssel járó fárasztó feladatoktól? 

A dokumentumtárolás.hu pontosan erre specializálódott és ugyanezeket a szolgáltatásokat nyújtjuk, mint amit ebben az írásban olvashatott. Amint látja, teljes rálátásunk van dokumentumkezelés folyamataira és rendelkezünk mindazon feltételekkel, amelyek Önt segíthetik dokumentumainak hatékonyabb és egyszerűbb kezelésében.

Ha gyors megoldást szeretne, keressen minket, kérjen ingyenes felmérést!

www.dokumentumtarolas.hu

A Lépéselőny Virtuális Irodaház üzleti közösség, az üzleti partner keresésre alkalmas cégtár, szakmai tudakozó. Legyen a célja új vevő szerzés, értékesítés – a Lépéselőnnyel a bevétel és a haszon nem marad el. A magyar gazdaság szereplői közti üzleti kommunikáció terepe, az online marketing gyakorlati kipróbálására tökéletes helyszín. Keresőmarketing és marketingképzések, weboldalkészítés és keresőoptimalizálás, e-mail szolgáltatások profi színvonalú kivitelezéséhez szükséges tudásanyagok mind megtalálhatók a Lépéselőnyben.