A gyors döntéshozás motorja lehet a telefonkonferencia

A vállalkozás hatékonyságának növelése

Ki ne utálná a hétfő reggeli értekezleteket? Dugó van a városban, szinte soha nem érnek be időre a kollégák (jobbnál jobb indokokra hivatkozva) mindenki álmos és lélekben még mindenki a hétvégét „emésztgeti”. Vállalkozásuk hatékonyságáért aggódó cégvezetők, igazgatók idegesek, nem tudják átadni a heti munkához szükséges információkat. Az ő számukra lehet egy lehetséges megoldás a céges, sok résztvevős konferencia-beszélgetés.

 Mi a konferenciabeszélgetés?

„Hatékony cég – hatékony belső kommunikáció” írják a tengeren túli szakértők. Nemcsoda: Amerikában már tizenöt évvel ezelőtt is teljesen hétköznapi dolognak számított, ahelyett hogy egy helyre repültetné vezetőit, a fineszes vállalat a megbeszélést inkább egy például New York - Los Angeles – Washington konferenciával oldja meg. A távolságok hatalmasak a megtakarítás jelentős.

„A konferenciabeszélgetés 100%-ban soha nem fogja kiváltani a hagyományos megbeszéléseket, ám ha egy kérdésben gyorsan több kolléga is érintett, az ügyek nagyon hatékony elintézési módja lehet” – meséli Sándor Zoltán aki (konferencia beszélgetések szervezésére is alkalmas) telefonközpontokat forgalmazó budapesti cég műszaki ügyvezetője.

A körbetelefonálást lassan nyugdíjazhatjuk

A telekonferencia legnagyobb előnye abban áll, hogy rendkívül gyorsan akár percek alatt is meg lehet szervezni. Ezért olyan cégeknek szervezeteknek például, ahol több személy döntése kell kisebb ügyekben is (pl. több tulajdonossal rendelkező kisvállalkozás), nagyon ideális megoldás lehet az ügymenet felgyorsítására. Nem kell ugyanis a titkárnőt megkérni, hogy telefonáljon körbe és kérdezzen meg minden érintettet az adott témáról, hanem egyidőben miden érintettel megtárgyalható a kérdéses ügy.

A telekonferencia résztvevői a világ bármely részén lehetnek – a nyaralását töltő cégvezető a tengerparton koktélt szürcsölve is kioszthatja a heti feladatokat- a lényeg, hogy a résztvevők telefon (vagy internet) közelben legyenek.

Hogyan szervezzünk telefonkonferenciát?

„A leghatékonyabb, ha a cégen belül kinevezünk egy olyan felelős személyt, akinek megtanítottuk a konferencia felépítését és ismeri a résztvevőket, no meg a konferencia(ák) pontos időpontját.” – meséli Sándor Zoltán. A konferenciát fordított fontossági sorrendben kell felépíteni, azaz a legkevésbé fontos személyektől kell haladni a legfontosabb felé. A cégvezetők igazgatók többnyire elfoglalt emberek, nincs idejük megvárni, míg a másik 5 -10 résztvevő is bekapcsolódik.

A távmegbeszéléseket többnyire a legfontosabb személy vezeti, ő adja a szót, és adott esetben ő is veszi el a szót a túl sokat beszélőtől. Van lehetőség arra is, hogy amíg a „nagy testvér” beszél, addig a többi résztvevő ne tudjon megszólalni, de azt elég ritkán alkalmazzák a gyakorlatban. A konferencián minden elhangzott szó rögzíthető, így egyrészt nem fordulhat elő a „nem emlékszem, hogy ezt mondtam volna” szituáció, másrészt mindenki egy kicsit jobban odafigyel, hogy mi is hagyja el a száját.

Mi szükséges egy konferenciabeszélgetéshez?

Egyszerűbb, mindössze három résztvevő mini konferencia-beszélgetéshez nem szükséges nagy előkészület, megoldható bármely mobiltelefonról. A hívott felet tartásba kell helyezni, ezután egy újabb hívást indíthatunk, majd végül összekapcsoljuk egy konferenciába az eddig külön – külön lévő feleket.

Több résztvevős beszélgetéshez már vagy valamilyen telefonálásra alkalmas szoftver szükséges pl. Skpye, mellyel akár 10 résztvevős konferenciát is szervezhetünk, (több részvevőt már nagyon nehéz lehet „fegyelmezni”) sőt egy kis kiegészítővel akár videó - konferenciázhatunk is – persze a Skype-tól megszokott módon ingyen.

Akik profi céges telekonferencia megoldásra vágynak, mindenképp valamilyen telefonközpontra lesz szükségük mely alkalmas konferenciabeszélgetésre. Egy ilyen készülék általában 10 – 20 000 Ft / felhasználó áron kapható a piacon (telefon nélkül) de az ár erősen márka és minőség függő.

A telekonferencia nagy jövő elé néz. Segítségével a cégek egyszerűbben, gyorsabban és hatékonyabban tudják megszervezni a napi munkát, és nagyban növeli a csapatmunka hatékonyságát. Piackutatások több száz százalékos növekedést jósolnak a konferenciázásnak. Érdeklődéssel várjuk, mikor lesz elég mindössze telefonközelbe lenni a hétfő reggeli megbeszélés helyett.

A cikk/bejegyzés szerzője: Szekeres Viktor

www.alkozpont.net