Megfelelő dokumentumkezelés nélkül a sok irat csak papírhegy

Iratkupacok helyett

Egyszer eljön a pillanat, hogy az iratkupacot már fejben tartott térképpel sem lehet nyilvántartani. Márpedig egy szinten túl a rendetlenség a hatékonyság és a gazdaságosság rovására mehet!

Csináljunk rendet!
Szakértők, tanácsadók, szoftverfejlesztők egész serege áll készen, hogy rávethesse magát iratkupacunkra, és segítséget, iránymutatást vagy akár fizikai munkaerőt kínáljon a rendszerezésére. Az biztos, hogy elsősorban magának a cégnek el kell jutnia arra a pontra, hogy rászánja magát a rendrakásra. Íme néhány tanulságos példa arra, hogy mikor jön el az a „bizonyos pillanat”!

Drága szoftver adat nélkül
A cégek egymás közt tapasztalatot cserélve sokszor ajánlják a már kipróbált, (látszólag) jó minőségű terméket, illetve szolgáltatást „Ha nálad így bevált, akkor nekem is ilyen kell!” felkiáltással. De a vásárlást gyakran csalódás követi, mert ami jó az egyiknek, az nem biztos, hogy kiszolgálja a másikat. Minek egy milliós szoftver, ha nem tudjuk adatokkal etetni?

Mi a cél?
Mielőtt eszközt választunk, határozzuk meg a célt! Előfordul, hogy egy cég egész levéltárat tart fenn, amiben aztán semmi használhatót nem lehet találni! „Nem lehet probléma, mert mi minden papírt elteszünk, sőt még az e-maileket is kinyomtatjuk!” – hangzik a megelőlegező gondolkodásmódot tükröző nyilatkozat. A túlzott kockázatkerülés mindenkinek szíve – és pénztárcája – joga, de a nagy nyugalomban elfeledkezhetünk a logikai rendszerezésről, az iratok tartalmi átláthatóságáról. A jó öreg kronológiai sorrendben való tárolás például nem mindig jó megoldás: ügyviteli szolgáltatásoknál – bérszámfejtés, könyvelés – például havonta ismétlődő feladatokat végeznek a munkatársak. Adott ügyfél dossziéjának logikai rendje nyújthat igazi segítséget: a dosszié üresen tátongó érintett fejezete felhívja a figyelmet rá, hogy egy adott visszatérő feladat elvégzetlen.

Adatkinyerés 
A tárolandók logikai rendszerezésének meghatározásánál tartsuk szem előtt az utólagos visszakeresési okokat, célokat! Mert előfordulhat, hogy utólag kéne adatot nyernünk a már lefűzött dokumentumok meddőhányójából! Ez jó esetben csak folytatása az előző pontban javasolt logikai nyilvántartásnak! Érdemes előre eldönteni, hogy egy adott dokumentumból mely adatokat rögzítsük – még a lefűzés előtt – egy összesítő nyilvántartásban! Ráadás: a sorszámozott bizonylatok egyszerre bosszantóak és üdvözítőek! Nézzük a pozitív oldalukat, és indokolt esetben akár magunk is sorszámozzunk. Ha ezzel kivédhetjük a tévedési lehetőségeket, akkor miért ne tennénk?Gulyás Gabriella

Forrás: Az Üzlettárs-www.azuzlettars.hu

Kérdése van a cikkhez? Írja meg a Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse. e-mailcímre!

Szeretne díjmentesen konzultálni szakértőinkkel? Érdekli, hogy lehet ezt gyakorlatba ültetni a saját cégében?

Üzleti Közösségünk tagjaként erre IS jogosult egész évben! Részletekért kattintson ide →

További cikkeket a témában a "Vezetői túlélőcsomag" rovatunkban olvashat →