Jól megmondom neki!

Alapelvek, melyekkel tényleg olyan jól tudja megmondani elvárásait, hogy munkatársa változtat tevékenységén: javítja a hibákat, megismétli a sikereket.

Ugye Önnel is előfordul, hogy egy munkatársa elkésik egy megbeszélésről, pontatlan, gyenge minőségű munkát ad át Önnek. Mit is szoktunk ilyenkor csinálni?

a. Kicsit fortyogunk magunkban, aztán egy kis plusz munkával elvégezzük az ő munkáját is.

b. Kemény vezetői szigorral lehordjuk őt, esetleg kiabálva felhívjuk a figyelmét, hogy ez volt az utolsó eset.

…vagy a két szélsőség közti fokozatok bármelyikét is bevethetjük.

Tudja-e pontosan ezek után a munkatársa, hogy mit is vár Ön tőle? Ha megtudta, akarja-e majd úgy is csinálni, vagy éppen kimagyarázza a helyzetet, vagy magában elküld minket valahová…? Az Ön célja tehát az, hogy munkatársa megismerje az elvárásokat, ne tudja magyarázkodással hipp-hopp lerázni magáról az Ön szavait, és szándékában is álljon javítani saját munkáján.

Meg tudja csinálni!

Csak négy alapelv, és produktívan megszabadul, az Önben lévő elégedetlenségtől.

Példa: “Márton, egy fejlesztési javaslatot szeretnék adni az előbb elvégzett munkájához. Kérem, hogy a javaslatot figyelmesen hallgassa végig. A javaslat után, ha vannak értelmezési kérdései, akkor azokat tegye fel. A javaslat eredményessége érdekében az észrevételeimet ne magyarázza meg, hanem önmagában vizsgálja meg, hogy mit tud majd végrehajtani, mi az, ami növeli egyéni eredményességét.”

Erre a hallgatási “kényszerre” azért van szükség, mert általában a megmagyarázott dolgokat elintézettnek tekintjük, később nem foglalkozunk vele. Ön pedig azt szeretné, hogy munkatársát foglalkoztassa az Ön visszajelzése, sőt meg is valósítsa belőle, amit csak tud.

2. A fejlesztési javaslat részei

Adjon munkatársának egy rövid, konkrét értékelést, majd mondjon egy pozitívumot, és néhány (ne túl sok) fejlesztési javaslatot. A fejlesztési javaslatban fontos, hogy cselekvéseket fogalmazzon meg. Mit csináljon munkatársa, hogy jobb legyen az eredmény.

Azért ne legyen túl sok a javaslat, hogy munkatársa tudjon vele mit kezdeni. Ha rengeteg impulzus érkezik egyszerre, az sem biztos, hogy képes lesz őket megjegyezni, de a munkavégzése során biztos nem fog egyszerre mindegyikre odafigyelni.

Példa: “Azt az elemzést, amit tegnap átadott nekem, gyengének ítélem. Ha egy egytől tízig terjedő skálán kellene értékelnem, kettest adnék rá. Az különösen tetszet, hogy lényeglátó módon határozta meg a téma fejezeteit. (Húú itt ne a DE szócskával kösse össze, mert az lerombolja a dicséretet. Ugye a “szeretlek, de…” típusú mondatok is a válságos párkapcsolatot bemutató filmekben fordulnak elő. Legyen helyette egy levegővétel, és …)

Következő alkalommal javaslom, hogy az adatokat rendezze táblázatba, és grafikonokkal tegye áttekinthetővé. Emellett sokkal könnyebben értelmezem a mondatait, ha kevesebb idegen szót használ. Vannak-e értelmezési kérdései a visszajelzésemhez?” (Ha nincsenek, akkor vége, be is fejeződött a beszélgetés. Ha vannak, azokat válaszolja meg, és mindenki végezheti tovább a dolgát. Fontos, hogy a magyarázkodást mindkettejük érdekében állítsa le. Ha szükséges mondja el munkatársának: “Márton, azért nem hagyom elmondani a magyarázatait, mert mi emberek úgy működünk, hogy a megmagyarázott dolgokat elintézettnek tekintjük. Én ezzel szemben azt szeretném, hogy az előbbi gondolatok foglalkoztassák Önt egy ideig.”)

Konkrét, számszerű értékelésre azért van szükség, mert, munkatársának össze kell tudnia hasonlítania az előző teljesítményét a jövő havival. Ez a fejlődés alapja. Ezt Ön azzal segítheti, ha pontosan megmondja, hogy milyennek értékeli őt most. Olyan pontosan, hogy ez összehasonlítást alapját képezhesse. „Az idei teljesítményedet gyengének ítélem. Ha egy egytől tízig terjedő skálán kellene értékelnem kettest adnék rá.” Ha a jövő évben 4-est kap, akkor, mindenki tudja, hogy fejlődött, ha még mindig kettes lesz az érték, akkor valami mással kell próbálkoznia.

A pozitívumra még egy ilyen “2-es” értékelésnél is nagy szükség van. Biztosan talál, ha keresi. A pozitívum nélküli visszajelzés sorsa gyakran megegyezik egy rágalmakat tartalmazó levélével. A lelkiismeretesebbek egy kicsit tépelődnek rajta, a többiek egyből széttépik, és a kukába dobják. De hogy tudná valaki könnyedén törölni azt a gondolatsort az agyából, melyben megdicsérték, kiemelték egy szuper tulajdonságát. Ezt szeretjük, ezt meghallgatjuk szívesen újra és újra magunkban … és így hallani fogjuk a visszajelzés többi részét is.

3. Én közlések

Használjon én közléseket. Ezek olyan mondatok, melyekben az Ön észrevételei a főszereplők és nem munkatársa tulajdonságai. Ezzel nem bántja meg őt, nem lehetetlent kér tőle (pl.: változtassa meg egy tulajdonságát). Nézze csak mennyire más hatású az alábbi két mondat:

Az az elemzés, amit tegnap átadott nekem, gyenge. - Azt az elemzést, amit tegnap átadott nekem, gyengének ítélem.

Nem lehet érteni a sok idegen szóval telerakott szöveget. - Sokkal könnyebben értelmezem a mondatait, ha kevesebb idegen szót használ. Még egy nagy előny.

Az én közlésekkel nem lehet vitatkozni.

Ne azt mondja munkatársának, hogy hanyag, hanem, hogy az általa leadott tegnapi jelentést gyengének ítéli. Ne azt mondja lényeglátást vár tőle, hanem, hogy tegyen grafikonokat a beszámolóiba. Ezzel nem munkatársát értékeli jobb vagy rosszabb embernek, hanem cselekvéseit minősíti. No és a cselekvési javaslatokat sokkal könnyebb megvalósítani. Könnyebb grafikonokat tenni a jelentésbe, mint lényeglátóvá válni.

Alkalmazás

Használhatja bátran a fenti elvek valamelyikét (vagy akár mindegyiket egyszerre), és figyelje meg a hatást. Sokat segít az alkalmazásban, ha visszajelzéseit előre megfogalmazza. Ezt könnyebben megteheti, mint bármilyen munkatársi beszélgetésnél, hiszen itt egy elég kötött formáról van szó, ahol Ön visszajelzést ad, válaszol az értelmezési kérdésekre, és vége. Nincs vita, érvelés, nem tud senki nyerni vagy alulmaradni.

Forrás: Tesk Tanácsadó Kft.